Resume Kuliah Umum DBK Materi Softskills
Kuliah umum Dharma Bakti Kampus 2017 Materi Softskills diadakan pada tanggal 25 Maret 2017 di Auditorium Fakultas Kedokteran.
Materi 1: Layanan Protokol Pemateri: Drs. B.R. Suryo Baskoro M.S.
- Menurut Encyclopedia Britanica, Protokol adalah tata cara atau tata krama dalam hubungan antarnegara dengan memperhatikan pangkat, kedudukan, dan titel resmi. Secara umum, layanan protokol diartikan sebagai tata cara melayani tamu atau pejabat dan melaksanakan acara.
- Keprotokolan diatur dalam UU No.9 Tahun 2010
- Protokol meliputi:
Tata Upacara Tata cara sebagaimana terdapat pada upacara resmi kenegaraan, penandatanganan perjanjian dan konferensi internasional. Tata Kehormatan Tata krama dalam menempatkan, menyebut, dan memperlakukan seseorang sesuai kedudukannya. Tata Tempat Tata cara mengatur pengaturan tempat duduk dan urutan dalam upacara kenegaraan, jamuan makan, konferensi internasional, dan sebagainya.
- Tugas protokol mencakup:
Tata Ruang Pengaturan ruang (penempatan lambang negara, foto presiden dan wakil presiden, bendera, meja, kursi, podium), tata cahaya, tata suara, dan dekorasi serta perlengkapan lain. Tata Tempat (préséance) Mengatur urutan siapa yang berhak mendapatkan prioritas, didasari oleh jabatan/pangkat (Very Important Person) atau karena derajat/kedudukan sosial (Very Important Citizen, contohnya Sultan, Pemuka Agama, Pemuka Adat, dan sebagainya). Terdapat aturan dasar dimana orang dengan jabatan paling tinggi mendapat tempat duduk terdepan dan jika tempat duduk berjajar, sebelah kanan yang bersangkutan lebih tinggi dari sebelah kiri yang bersangkutan. Tata Upacara Mengatur urutan kegiatan sesuai dengan jenis aktivitas yang meliputi jenis kegiatan, bahasa pengantar, dan materi yang disampaikan juga menyusun acara dengan urutan yang benar, menyiapkan personil yang terlibat, dan menghubungi pemberi sambutan (pejabat tertinggi terakhir memberi sambutan). Tata Busana Menetapkan dress code yang digunakan oleh pejabat, undangan, dan petugas acara. Tata Warkat Mengatur hal yang berurusan dengan administrasi surat menyurat dan undangan yang berkaitan dengan acara. Sehingga dapat disimpulkan bahwa tugas protokol meliputi: Perencanaan, yaitu menetapkan jenis dan jumlah tamu, menetapkan tempat dan kelengkapan-perlengkapan, menentukan dress code, membuat layout, serta membuat susunan acara. Persiapan, yaitu menentukan komunikasi dengan ajudan/protokol, komunikasi tertulis (surat menyurat), VIP lounge bandara, vorijder, menghubungi pejabat universitas yang akan menyambut tamu pejabat, dan menyiapkan ruang transit (serta coffee break). Koordinasi, yaitu mengecek konfirmasi tamu agar tidak ada kursi kosong, mengecek kelengkapan properti dan menu, mengecek layout ruang (untuk kenyamanan audience), mengecek ruang sembahyang dan toilet, mengecek akses masuk-keluar tamu dan audience, menginformasikan kepada semua divisi termasuk front liner, dan mengecek ada tidaknya pantangan makan tamu pejabat yang bersangkutan. Pelaksanaan, yaitu mengecek tamu, mengecek perlengkapan dan perangkat acara, mengatur tempat duduk, menerima tamu, mengendalikan acara (dan pembawa acara/MC), serta mengatur waktu kudapan dan/atau jamuan.
- Protokol merupakan pencipta situasi yang menyenangkan dan harmonis dalam keberlangsungan kegiatan. Spirit dasar dan fungsi protokol ialah pelayanan, sehingga dibutuhkan improvisasi dan antisipasi dalam menghadapi hal-hal yang tak terduga dan tak diinginkan (ketidaktaatan dan kemendadakan). Protokol merupakan pendukung image building dalam suatu institusi/perusahaan.
- Pantangan dalam komunikasi lisan dan sikap ialah tidak menggunakan nada memerintah, melarang dengan menunjuk anggota tubuh; tidak memaki, mengumpat, mengekspresikan kejengkelan, dan memberi tekanan kalimat dengan gerakan anggota tubuh; sikap berdiri atau duduk tidak dalam posisi santai; tidak tertawa terbahak-bahak dan makan kudapan serta mengunyah permen saat berkomunikasi.
- Dalam komunikasi tertulis, gunakan bahasa yang mudah dimengerti, ikuti format surat menyurat yang baik, dan beri informasi yang lengkap (maksud, hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya).
- Pejabat tertinggi dalam suatu acara selalu datang paling akhir dan pulang paling awal. Jangan sampai membiarkan pejabat tertinggi menunggu dalam keberlangsungan acara.
- Jumlah pemberi sambutan perlu dibatasi, masing-masing penyambut diberi alokasi waktu tertentu, pemberi sambutan terakhir adalah pejabat tertinggi, jika ada kepanitiaan maka fungsi ketua panitia adalah pelapor bukan penyambut.
- Jika urutan acaranya adalah laporan ketua panitia, sambutan-sambutan, keynote speech, dan panel sesi pertama, maka coffee break diletakkan 30 menit setelah keynote speech.
- Pembawa acara/MC merupakan pencipta suasana/atmosfer kegiatan. MC harus memiliki keterampilan berbahasa, vokal yang mikrofonis, dan artikulasi uang jelas. Intonasi MC juga harus selaras dengan jenis acara yang dibawakannya (formal, semiformal, dan/atau informal).
————————————————————-
Materi 2: Protokol Perjamuan Acara di Lingkungan Universitas/Fakultas Pemateri: drh. Puspa Wikan Sari S.U.
- Dinamika organisasi mengasah institusi dan mengembangkan kapasitas diri dengan bagaimana mengawal suatu acara, bagaimana berhadapan dan berkomunikasi baik secara formal maupun informal dengan stake holder, bagaimana cara memperlakukan diri dan pihak lain dengan elegan, dan bagaimana image/citra organisasi sangat dipengaruhi hal-hal yang mungkin dianggap sepele.
- Tugas protokol sangat strategis karena meningkatkan pembentukan citra sebuah organisasi atau institusi dan identik dengan performa suatu instansi.
- Protokol berkoordinasi dengan panitia pelaksana ( terkait dengan sinkronisasi jadwal, tempat, undangan, peserta, daftar pejabat, undangan VIP dan VVIP), biro rumah tangga ( terkait dengan kebutuhan protokoler dalam pelaksanaan tugas), departemen pengamanan (terkait pengamanan yang memadai dan sesuai terkait dengan pejabat dan undangan VIP/VVIP), pihak lain yang terkait keprotokolan, serta petugas atau penyedia logistik (yaitu orang yang membantu kegiatan berkaitan dengan penyedia transportasi, kebutuhan rehat, konsumsi, akomodasi (jika diperlukan), insentif (dapat berupa uang atau barang/cenderamata), alat dokumentasi, dan lain-lain.
- Petugas dan penyedia logistik terbilang merupakan hal paling utama dalam memperlancar penyelenggaraan suatu pertemuan/perjamuan.
- Perjamuan adalah pertemuan makan dan minum atau pesta/resepsi yang bertujuan untuk menghormati tamu penting, merayakan peristiwa tertentu, dan penyelenggaraan rapat. Sifat perjamuan dapat resmi maupun tidak resmi.
- Jenis perjamuan yaitu:
Morning Coffee (pukul 09.00―12.00) Perjamuan dengan kopi, susu, atau teh dan dilengkapi dengan makanan ringan seperti kue atau camilan. Lunch (pukul 12.00―15.00) Menghidangkan tiga jenis menu, yaitu menu pembuka/appetizer untuk meningkatkan selera makan, menu utama/main course yang mengenyangkan, dan menu penutup/dessert yang pada umumnya merupakan makanan dengan rasa manis seperti pudding atau es krim. Tea Party (pukul 15.00―19.00) Serupa dengan Morning Coffee, menghidangkan teh dan/atau kopi juga kudapan. Dinner (pukul 19.00―21.00) Serupa dengan Lunch, dengan menu hidangan malam hari.
- Jenis acara dengan perjamuan yaitu:
Rapat Rapat internal: rapat pengurus yang maksimal dilaksanakan selama dua jam, rapat koordinasi rutin, rapat evaluasi kegiatan. Rapat eksternal: rapat atau koordinasi dengan pihak luar organisasi Workshop/lokakarya Diadakan suatu orang yang berkumpul untuk memecahkan masalah dan mencari solusinya. Acara jenis ini dapat disebut sebagai pertemuan ilmiah skala kecil Pelatihan Terdiri dari pelatihan rutin, dasar, pembekalan, dan diklat. Seminar Mencakup skala internasional, lokal, dan nasional. Focus Group Discussion (FGD) FGD adalah diskusi sistematis dan terarah mengenai suatu isu atau masalah tertentu. Musyawarah Nasional Musyawarah perundingan atau rapat perundingan yang berskala nasional yang dihadiri berbagai perwakilan seluruh Indonesia. Kongres Kongres adalah pertemuan wakil negara untuk membicarakan suatu masalah.
- Dalam mempersiapkan perjamuan, perlu memperhatikan hal-hal seperti konsep penyajian makanan yang dipilih (dikaitkan dengan dana dan tema acara), penyesuaian menu dengan tema acara, menyajikan menu utama yang umum (diketahui oleh mayoritas tamu undangan), menyeimbangkan menu makanan (menu main course biasanya lebih banyak dibanding menu jenis hidangan lainnya), menghindari menu makanan yang menyulitkan dalam penyajian dan saat dimakan, juga memastikan stock makanan cukup (perlu dilebihkan 10% dari jumlah undangan yang disebut untuk menghindari kekurangan stock).
- Menu adalah jenis makanan dan minuman yang tersedia dan siap dihidangkan. Struktur menu terdiri atas menu pembuka/appetizer untuk meningkatkan selera makan, menu utama/main course yang mengenyangkan, dan menu penutup/dessert yang pada umumnya merupakan makanan dengan rasa manis seperti pudding atau es krim.
- Bentuk dan susunan menu terbagi menjadi dua, yaitu menu klasik dengan susunan menu kurang lebih 14 jenis menu dan menu modern dengan susunan menu 4-5 jenis menu.
- Syarat dalam menyusun menu ialah menyesuaikan dengan dana, tema, jumlah porsi yang harus disajikan, dan waktu atau durasi acara.
- Penyajian menu berdasarkan durasi dibedakan menjadi:
Kurang dari dua jam (pertemuan singkat) Jika hanya mengundang anggota internal organisasi, maka tidak perlu menyediakan makanan (cukup air minum saja). Lebih dari dua jam Ada pihak eksternal yang hadir. Jika acara berlangsung dua jam, maka perlu disediakan kudapan (snack), dan jika lebih dari dua jam dan melewati waktu makan, maka perlu makan siang. Lebih dari empat jam Perlu kudapan (snack) dan makan siang.
- Menjamu menunjukkan harga diri/derajat dari orang yang dijamu. Jika orang dijamu dengan baik, maka ia akan ingat dan senang terhadap kita.
- Dalam menyajikan, komposisi makanan harus diatur dan disusun secara menarik agar dapat meningkatkan selera makan dengan prinsip penyajian yang higienis dan sanitasi. Setiap makanan dan semua alat makan perlu diusahakan agar tidak mengontak tangan atau bibir secara langsung. Semua makanan ditaruh didalam wadah dan tidak dicampur serta memilik tutup agar tak terkontaminasi. Makanan berkuah disajikan saat yang dijamu sudah siap makan agar makanan tetap terlihat indah, dan harus diberi pemanas agar tetap lezat saat dihidangkan.
- Fungsi penyajian ialah meningkatkan selera makan, memberi informasi/memperkenalkan jenis menu baru pada tamu, menghormati tamu dengan makanan terbaik, serta menjadikan makan lebih berkesan.
- Model penghidangan makanan:
Kemasan box: makanan dan minuman dimasukkan kedalam box sebagai isi dan ukurannya menyesuaikan dengan jenis acara. Buffet: makanan dan minuman dihidangkan secara prasmanan pada meja panjang/gubuk/angkringan. Penempatan menu appetizer, main course, dan dessert harus dipisah. Coffee Break: dilakukan di sesi pagi sebelum acara atau di tengah berlangsungnya acara. Sajian berupa kopi dan/atau teh dilengkapi kudapan ringan berupa kue atau jajanan pasar. Banquet: merupakan bentuk tertinggi dalam perjamuan makan, banquet menggunakan ruang khusus, personil pramusaji, juga peralatan dan perabot makan yang lengkap (table manner).
- Dalam mendistribusikan makanan, hidangan dipergunakan sebagai transit tamu selagi menunggu kesiapan acara juga sebagai energizer tamu. Pendistribusian perlu diperhatikan guna menghindari hidangan yang berlebihan dalam acara.
- Dalam menangani tamu di ruangan, jika dengan podium sebaiknya yang diletakkan di podium hanya air mineral yang diganti tiap sesi; jika dengan meja pemateri, hindari penempatan makanan yang berlebihan dan cukup air minum yang disediakan serta harus dipastikan bahwa air minum tersebut diganti tiap sesi; Untuk peserta tamu/VIP/VVIP, hidangan diantarkan ketika tamu duduk di kursi yang disediakan; Untuk peserta biasa, hidangan dapat diambil pada saat registrasi atau saat coffe break.
————————————————————-
Materi 3: Teknik Pembuatan Surat Dinas Pemateri: Farida Yuliani S.S.
- Surat dinas adalah surat yang ditulis untuk urusan kedinasan, institusi, atau pemerintahan.
- Surat mewakili suatu instansi. Fungsi surat dinas antara lain ialah sebagai pengganti pertemuan langsung, duta organisasi, pedoman kerja, sebagai bukti tertulis yang seharusnya dapat berfungsi historis, yuridis, dan administratif, serta sebagai pembentuk citra instansi.
- Surat dinas yang baik menggunakan bahasa resmi, baku, dan santun. Isi yang disampaikan singkat, jelas, eksplisit. Selain itu, dari sisi penampilan surat yang baik ialah surat yang bersih dan rapi.
- Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan surat dinas ialah menggunakan bahasa baku, ditulis sesuai tata cara penulisan yang benar, dan mengindari pemilihan serta penyusunan kata yang membuat arti kalimant menjadi rancu, juga sesuai dengan pedoman umum ejaan bahasa indonesia yang diatur dalam Permendikbud No.50 Tahun 2015.
————————————————————-
Materi 4: Mengenal Netiquette Sebelum Berinternet Pemateri: Hestining Kurniastuti, S.S., MBA
- Netiquette telah dikenal sejak kemunculan internet pada tahun 1982. Netiquette dapat diartikan sebagai aturan tentang tata cara yang tepat dan sopan dalam berinteraksi dengan orang lain saat menggunakan internet.
- Aturan inti dalam ber-netiquette antara lain ialah mninjau ulang pesan yang telah dirancang sebelum dikirimkan, hindari menggunakan capslock berlebihan karena huruf besar identik dengan emosi berteriak dan sikap tidak professional, tahan diri untuk menghina orang lain dan melakukan tindak cyberbullying, kirim pesan balasan dalam periode yang tepat sesuai dengan pesan yang dikirim, serta kunjungi situs yang aman.
- Agar komunikasi melalui internet berlangsung secara efektif hal yang perlu diperhatikan ialah:
o Singkat, langsung pada inti pembicaraan, dan penyampaian dengan bahasa yang baik. Menggunakan hyperlink dalam penjelasan, menggunakan link shortener, penyampaian jelas dan tidak menggunakan bahasa sehari-hari (slang). o Mematuhi hukum hak cipta dan tidak melakukan plagiasi. o Menggunakan bahasa sesuai target yang dituju. o Hanya menggunakan huruf tebal, miring, atau garis bawah untk penekanan. o Memilih kata yang sesuai dan menghindari kata senonoh. o Menghindari penggunaan singkatan yang tidak lazim digunakan.
- Dalam mengirim mengirim surat elektronik (surel), perlu memperhatikan ketentuan sebagai berikut:
o Surel dikirim pada jam normal/jam kerja. o Buat subject atau perihal yang jelas dalam surel. o Buatlah signature dalam surel, contohnya sebagai berikut: Rahma Salsabila Sekar Cahyaningrum Departemen Teknik Mesin dan Industri Fakultas Teknik Universitas Gadjah Mada 08211 870 8010 o Kirim pesan secara singkat. o Konfirmasi terlebih dahulu kepada receiver ketika akan mengirim attachment yang berukuran besar. o Hindari membagi alamat surel orang lain tanpa izin pemiliknya. o Perhatikan pembuka, isi, dan penutup surel. o Pikirkan sebelum mengirim atau send to all. o Selalu balas surel tanpa menunda. o Hindari pemilihan font yang berwarna dan tidak biasa. Isi surel biasanya ditulis dengan tipe font Sans Serif dengan ukuran 12pt atau 14pt dan warna font hitam. o Hindari latar belakang berwarna atau menggunakan wallpaper.
- Dalam melakukan group communication perlu diperhatikan hal-hal seperti menghormati anggota grup yang lain, bertukar gagasan dan opini dengan mengedepankan sikap saling menghargai, berdebat dengan santun, dan hindari merespon pesan ketika emosi sedang tidak stabil.
- Masalah di internet saat ini antara lain:
o Merasa sendiri dan merasa bebas melakukan apa saja. o Mengumbar kehidupan pribadi. o Menyampaikan privasi orang lain. o Menggunakan bahasa kasar dan tidak beretika. o Mengunggah konten berbau SARA dan pornografi. o Membagi informasi yang belum akurat. o Membagi ajakan provokatif.
- Dalam berinteraksi di internet sebaiknya menghindari umpatan dan kata kebencian, menunjukkan empati dan saling menghormati antar pengguna, membagikan informasi yang akurat (sebelum membagikan sesuatu, perlu mengecek kebenarannya terlebih dahulu, bila informasi tersebut salah, maka koreksilah kesalahan tersebut dan hilangkan informasi yang keliru), menghindari penggunaan username yang menyerang pihak lainnya, hindari mengumbar informasi pribadi secara berlebihan, mempertimbangkan terlebih dahulu sebelum mengunggah sesuatu di internet sebab apa yang diunggah hari ini dapat ditelusuri esok hari, saling sopan dengan pengguna lain (resiprokal), juga hindari melakukan atau menyampaikan sesuatu secara daring (dalam jaringan) yang tidak akan Anda lakukan atau sampaikan secara tatap muka (in person).
- Internet sebaiknya digunakan untuk:
o Menambah pengetahuan. o Memperluas wawasan. o Menyebarkan nilai positif seperti optimisme, kerja keras, integritas, dan kejujuran. o Menjaga perdamaian, solidaritas, nilai kebangsaan, dan toleransi. o Mendorong produktivitas, kreativitas, dan inovasi diri.
————————————————————-
Argumen Hasil Diskusi Kelompok 9
- Protokol merupakan bentuk formalitas yang terkadang terkesan mubazir (contohnya makanan dan fasilitas pada ruang transit yang bahkan jarang disentuh oleh tamu namun harus tersedia secara lengkap).
- Protokol menawarkan keamanan dan kenyamanan bagi tamu.
- Protokol merupakan bentuk pencitraan karena adanya unsur image building dari suatu instansi/organisasi dalam keprotokolan.
- Keprotokolan merupakan time-keeper bagi rundown dan keberlangsungan acara.
- UU mengenai keprotokolan sebaiknya diubah sehingga tata cara mengenai keprotokolan lebih sederhana sesuai kebutuhan saja.